Blog

Het deponeren van de jaarrekening

Het deponeren van de jaarrekening wordt door veel ondernemers als bijzaak gezien. Terwijl het onjuist deponeren van de jaarrekening verstrekkende gevolgen kan hebben. Deponeer je de publicatieversie van de jaarrekening niet of niet op tijd, dan leidt dit in uiterste situaties tot een economisch delict of, in geval van een faillissement, tot bestuurdersaansprakelijkheid. In dit artikel zullen we ingaan op de verplichting tot deponering van de jaarrekening en hoe je eventuele sancties kunt vermijden.

Wie zijn verplicht tot het deponeren van de jaarrekening?

De verplichting tot het deponeren van de jaarrekening bij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel rust onder andere op:

  • N.V.'s en B.V.'s;
  • Coöperaties;
  • Onderlinge waarborgmaatschappijen;
  • V.O.F. en C.V.'s, waarvan alle beherende vennoten buitenlandse kapitaalvennoten zijn;
  • Verenigingen en stichtingen met een onderneming die in twee opeenvolgende boekjaren minimaal jaarlijks € 6 miljoen omzetten;
  • Buitenlandse rechtspersonen met een vestiging in Nederland, die in hun land van herkomst ook moeten publiceren. Zij moeten een jaarrekening in dezelfde vorm aanleveren als in het land van herkomst;
  • Ondernemingen die onder de Wet Formeel buitenlandse vennootschap vallen;
  • Organisaties in enkele specifieke branches, waaronder pensioenfondsen, woningcoöperaties en omroepen.

Vrijstellingen deponeren jaarrekening

Overige organisaties, zoals eenmanszaken, hoeven niet te deponeren. Ook in een aantal andere gevallen hoeft er geen jaarrekening gedeponeerd te worden. Vaak moet er wel een instemmings- of accountantsverklaring gedeponeerd worden. Dit geldt voor de volgende situaties:

  • Een dochtermaatschappij hoeft geen eigen jaarrekening te deponeren, als het aan de volgende voorwaarden voldoet:
    • De moedermaatschappij stelt zicht aansprakelijk voor schulden van het dochterbedrijf met een aansprakelijkheidsverklaring (een zogenaamde 403-verklaring) welke ook bij de KvK is gedeponeerd;
    • De leden of aandeelhouders hebben na aanvang van het boekjaar en voor de vaststelling van de jaarrekening schriftelijk verklaard met afwijking van de voorschriften in te stemmen. Ook deze instemmingsverklaring dient jaarlijks te worden gedeponeerd bij de KvK;
    • De moedermaatschappij deponeert een groepsjaarrekening (geconsolideerde jaarrekening) waarin de cijfers van het dochterbedrijf zijn opgenomen.
  • Een pensioen- en stamrecht-B.V. hoeft ook geen jaarrekening te deponeren, als deze in de bedrijfsklasse micro of klein valt en geen winst als doel heeft. Als je ervoor kiest geen jaarrekening te deponeren moet je wel altijd een accountantsverklaring deponeren.
  • In uitzonderlijke gevallen is het mogelijk voor de jaarrekeningverplichtingen een ontheffing aan te vragen. Om in aanmerking te komen voor een ontheffing moet sprake zijn van een 'gewichtige' reden. In de praktijk betekent dit dat het voor de bestuurder(s) in 'technische' zin onmogelijk is om de jaarrekening op te maken, voor te leggen en vast te stellen.

Welke termijnen gelden er bij het deponeren van de jaarrekening?

Het deponeren van de jaarrekening is eigenlijk de laatste stap in een keten. Het proces bestaat uit meerdere belangrijke handelingen. Het totale proces ziet er, in geval van een B.V., er als volgt uit:

  • Opmaken van de jaarrekening

Binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar maakt het bestuur de jaarrekening op. De aandeelhouders verlenen het bestuur maximaal 5 maanden uitstel in geval van bijzondere omstandigheden. Deze bijzondere omstandigheden worden door de wet niet nader ingevuld.

  • Voorleggen jaarrekening

De jaarrekening wordt aan de aandeelhouders voorgelegd. Dit gebeurt middels het uitschrijven van een Algemene Vergadering waarin het vaststellen van de jaarrekening op de agenda staat.

  • Vaststellen jaarrekening

De aandeelhouders hebben vervolgens twee maanden de tijd voor het vaststellen van de jaarrekening.

  • Deponeren van de jaarrekening

De jaarrekening moet binnen 8 dagen nadat deze is vastgesteld worden gedeponeerd. Maar bij een boekjaar dat gelijk is aan het kalenderjaar moet dit uiterlijk op 31 december van het volgende jaar gebeurd zijn.

Uitzondering

Als alle aandeelhouders ook bestuurder zijn, leidt ondertekening van de jaarrekening door alle bestuurders en commissarissen meteen tot vaststelling. In dit geval vervallen de twee maanden tijd voor vaststelling.

In de praktijk zijn er vier tijdschema's denkbaar voor het deponeren van de jaarrekening. Het schema vind je hier.

Deponeren voorlopige jaarrekening

Zijn de aandeelhouders niet in staat geweest om de jaarrekening tijdig te kunnen vaststellen? Dan deponeer je de voorlopige jaarrekening. In geval van een B.V. deponeer je deze binnen 7 maanden na einde van het boekjaar. Is er sprake van maximale uitstel? In dat geval deponeer je de voorlopige jaarrekening binnen 12 maanden (7 + 5) na het einde van het boekjaar.

Let op: Indien een accountantsverklaring verplicht is bij een vastgestelde jaarrekening, dan geldt dit ook bij een voorlopige jaarrekening.

Niet of niet tijdig deponeren?

Laten we gelijk maar met de deur in huis vallen; het niet of niet tijdig deponeren van de jaarrekening wordt gezien als een economisch delict en is dus strafbaar. De Belastingdienst kan hierbij onder andere een geldboete op gaan leggen. Verder kunnen bestuurders die niet tijdig tot publicatie overgaan, het risico lopen dat zij in een faillissement persoonlijk worden aangesproken door de curator. Let op: In geval van een faillissement kijkt de curator naar de drie voorgaande jaren om vast te stellen of er telkens tijdig is gepubliceerd. De gedachte dat een gezonde onderneming dit risico niet zo snel loopt is dan ook niet de juiste. In een tijdsbestek van drie jaren kan er namelijk een hoop gebeuren!

Conlusie

Het is als ondernemer goed om te weten hoe het precies zit met de deponering van de jaarrekening. Betrek daarbij ook zoveel mogelijk jouw accountant. Het is in het proces ook mogelijk om de accountant een voortrekkersrol te gaan geven. Wil je weten hoe dit precies zit? Of heb je vragen over het proces van deponeren van de jaarrekening? Neem dan vrijblijvend contact met ons op.

Meer weten? Vraag het Silvy!

Accountant
  • Accountancy
  • Belastingadvies
  • Financieel advies
Afspraak maken met Silvy

Deel dit bericht op social media:

< Naar het nieuwsoverzicht

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Laat je bedrijf groeien door onze wekelijkse tips.

Haal Rikst aan boord!