Blog

Wat moet er op een factuur staan?

Als ondernemer verstuur je facturen aan je klanten zodat je betaald krijgt voor je geleverde goederen of diensten. Maar wat moet er nu precies op een factuur staan? Het opstellen van een factuur is namelijk niet altijd even eenvoudig. Daarnaast moet je bij het opmaken van een factuur ook rekening houden met de wettelijke verplichtingen die daarbij gelden.

Het belang van een goede factuur

Een factuur vormt niet alleen een visitekaartje van het bedrijf. Het speelt ook een belangrijke rol in het verkoopproces (en daarmee in de gehele administratie). Facturen zorgen ervoor dat jij als ondernemer via klanten betaald gaat krijgen voor de goederen en / of diensten die aan hen geleverd zijn. Daarnaast is een goed opgestelde factuur een juridisch document dat als een bindende overeenkomst kan fungeren. Facturen spelen dus om meerdere redenen een cruciale rol. Het helpt je niet alleen in het bijhouden van verkopen en betalingen. Het heeft ook een signalerende functie in het achterhalen van achterstallige en ontbrekende betalingen.

Wat moet er wettelijk op een factuur staan?

De Belastingdienst wil graag dat bepaalde gegevens altijd op een factuur vermeld dienen te worden. Het is belangrijk om hier als ondernemer gehoor aan te geven. Onderstaand staan de verplichtingen op een rij:

  • Jouw volledige naam en die van jouw afnemer. Vermeld hierbij de juridische naam. De handelsnaam mag ook, als die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel staat geregistreerd. Is er sprake van een fiscale eenheid? Dan is het gebruikelijk dat de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur komt te staan;
  • Jouw volledige adres en dat van jouw afnemer. Vermeld het adres waar de onderneming feitelijk is gevestigd. Alleen een postbusnummer vermelden is niet voldoende;
  • Jouw btw-identificatienummer. Dit is het nummer met 'NL' ervoor. Is er sprake van een fiscale eenheid? Vermeld dan het btw-identificatienummer van het onderdeel dat de prestatie levert;
  • Jouw KvK-nummer indien je bij de KvK bent ingeschreven;
  • De datum waarop de factuur is uitgereikt;
  • Het factuurnummer. Het is hierbij belangrijk om opeenvolgende nummers voor jouw facturen te gebruiken, met 1 of meer reeksen. Let op! Elk factuurnummer mag je maar 1 keer gebruiken;
  • Lever je goederen? Vermeld dan op de factuur wat voor goederen het betreft en de omvang daarvan. Bijvoorbeeld 150 laptops of 1.000 kilo zout;
  • Betreft het een levering van diensten? Vermeld dan op de factuur om wat voor diensten het gaat en de omvang daarvan. Bijvoorbeeld 1 adviesgesprek van drie uur of het ophogen van een terras wat 20 manuren heeft gekost;
  • De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd. Is er sprake van vooruitbetaling? Vermeld dan hiervan de datum;
  • Het bedrag dat gevraagd wordt, exclusief btw. Is er sprake goederen of diensten met verschillende btw-tarieven? Vermeld dan de aparte bedragen. Word er gebruik gemaakt van een eenheidsprijs? Vermeld die dan ook op de factuur;
  • Het btw-tarief dat van toepassing is op de geleverde goederen of diensten;
  • het btw-bedrag.

Opstellen factuur? Dit moet je niet doen!

Ondanks de verplichtingen waar een factuur aan moet voldoen, is het voor veel ondernemers niet altijd even duidelijk wat er wel en niet op een factuur moet staan. En dat is een gemiste kans. Het is van groot belang dat er een juiste factuur wordt aangeleverd. Het zorgt er namelijk voor dat klanten eerder overgaan tot betaling van jouw geleverde goederen of diensten.

Hieronder volgt een opsomming van de meest gemaakte fouten die ondernemers maken bij het opstellen van een factuur:

  • Waar is het IBAN-nummer? Bedrijfsgegevens die niet kloppen of zelfs onvolledig ontbreken. We zien het allemaal voorbij komen. Ondanks het belang en ook de vanzelfsprekendheid, wordt hier toch regelmatig onzorgvuldig mee om gesprongen. Belangrijke zaken zoals het btw-nummer, het KvK-nummer en zelfs het IBAN-nummer staan regelmatig onjuist (of helemaal niet) op de factuur vermeld;
  • Het factuurnummer? Maar waar staat hij dan? Het vermelden van een factuurnummer in de betaling maakt het proces allemaal een stuk eenvoudiger. Betalingen zijn makkelijker te herleiden. Maar dan moet het nummer wel op de factuur staan. Dit wordt regelmatig vergeten;
  • Voor wanneer moet de klant betalen? Niet alleen het factuurnummer, maar ook de factuurdatum wordt regelmatig vergeten. Zonder dit soort gegevens is het voor de klant moeilijk om te bepalen vóór wanneer er betaald dient te worden. En voor de ondernemer is het lastig om te bepalen welke facturen reeds betaald zijn en aan welke klanten een herinnering verstuurd dient te worden;
  • Waar is het bedrag eigenlijk op gebaseerd? Een klant zal zich kunnen gaan afvragen waar hij nu eigenlijk voor betaalt indien een heldere omschrijving van de geleverde goederen of diensten (deels) ontbreekt. Voorkom discussies en voorzie elke factuur met een heldere en transparante omschrijving;
  • Hoe zit het met de btw? Ondanks de vele verplichtingen die op dit onderdeel rusten, staan er toch regelmatig onoverzichtelijke (btw) bedragen op de facturen. Ga hier secuur mee om!
  • Ik pas de factuur wel snel even aan. Je komt de gekste voorbeelden tegen, maar dit moet je simpelweg niet doen. De Belastingdienst staat namelijk niet toe dat je verzonden facturen zomaar gaat aanpassen of eventueel verwijdert. Wil je een factuur aanpassen? Doe dit dan via een credit- of correctiefactuur. Let daarbij op dat je wel een verwijzing maakt naar de factuur die je wilt crediteren of corrigeren.

Voorbeeld factuur

Ben je druk met het opmaken van een factuur en kom je er niet uit? In dit voorbeeld kan je zien wat er precies op een factuur moet komen te staan. Daarnaast geeft het ook een voorbeeld van een mooie lay-out die je kunt hanteren.

Laat het factureren over aan een juiste boekhoudprogramma

Veel fouten kun je voorkomen door gebruik te maken van een goed boekhoudprogramma. Binnen Rikst Accountants maken wij veel gebruik van Visma | Yuki. Met de feature 'Yuki Factuur' kun je zelf digitale (periodieke) verkoopfacturen aanmaken. Je kunt een artikelbestand opbouwen, prijslijsten definiëren en diverse lay-outs aanmaken. Op deze manier kun je altijd en op een snelle manier de juiste verkoopfactuur automatisch naar je klanten sturen. De software van Yuki verwerkt de verkoopfacturen direct in de boekhouding en plaatst ze in de juiste ordner. Wanneer de basis goed staat, zorgt de automatisering binnen het boekhoudprogramma ervoor dat het maken van fouten geminimaliseerd wordt.

Vragen?

Heb je vragen over de facturatie binnen jouw bedrijf? En wil je bijvoorbeeld weten hoe je dit door middel van slimme software het beste kunt inrichten? Neem dan geheel vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen je graag verder.

Meer weten? Vraag het Gerrit!

Senior medewerker Accountancy
  • (Online) administraties
  • Accounting
  • Fiscaliteiten
Afspraak maken met Gerrit

Deel dit bericht op social media:

< Naar het nieuwsoverzicht

Schrijf je in voor onze nieuwsbrief

Laat je bedrijf groeien door onze wekelijkse tips.

Haal Rikst aan boord!